早いもので2020年の終わりが見えてきてしまいました。このような節目の時期になると手帳が気になってしまいます。
節目の時期に、ふと手帳で振り返る。今年を振り返ったり来年の目標や計画を立てて、夢の実現に向けてまっしぐら！といきたいところですが、目の前にはほぼ書き込みのない真っ白な手帳が広がる現実。。。
いろいろ手帳でやりたいと思っていたことができていない現実を目の当たりにし、あらためて、どのようなことをどうやって手帳で管理していこうとしているのか、整理しなおしてみます。
手帳でやりたいことを整理する
私が手帳を活用して実現したいと思っていることは以下のことです（だと思っています）。
- 無駄にしてしまう時間を削減したい
- 少しは目標を立てて計画的に進めたい
- いろいろな記録を残しておきたい
- やりたい・行きたいを忘れないようにしたい
これらを実践するうえでの基本ルールとして以下のものを上げています。
- いつもそばに手帳を置いておく
- 手帳は一冊で管理する
- 決まった予定だけでなく、やりたい事、行きたい場所なども管理する
- 基本フォーマットはウィークリー（見開き一週間）を用いる
過去に参考にした書籍たち
定時で上がる!手帳術
かなり昔に購入した書籍。働き改革など言われる前からいかにして残業を減らすか苦悩していたころに購入。この書籍では以下の点に影響を受けました。
- 一日10回は手帳を開く
- 仕事とプライベートで手帳を分けない
- 行きたいお店、読みたい本などをウェイティングリストとして管理
仕事の教科書７ 究極の手帳術
いろいろな手帳ユーザの使い方や、気分のあがる手帳グッズの紹介が書かれています。見ているだけで楽しくなるような本でした。この本では特に”こうすべき”という方法は書かれていませんでしたが、いろんな人の手帳の使い方を見て刺激は受けられました。
手帳という武器をカバンにしのばせよう (中経出版)
まさに手帳を武器として活用したい気持ちでしたのでタイトルに惹かれました。
７つの習慣に学ぶ手帳術 中経出版
これが一番参考にした本。こちらもサブタイトルは「あなたの手帳が武器に変わる」！7つの習慣を実践するための手帳術が紹介されています。この本や7つの習慣に共通する内容としてベースとなるフォーマットは見開き一週間を用いるという点かと思います。
- 見開き1週間のフォーマットを活用する
- 人生における役割を考える
- 最優先事項を考える
具体的な使い方を整理する
さて、上記の目的を達成するために手帳を活用していきたいと思います。
あまり複雑な使い方はしたくない（できない）ので、できるだけシンプルに実現したいという思いもあり、使用するリフィルは以下の2種類に絞りました。
マンスリーリフィル（＝インデックス）
インデックスの役割を持たせています。
主な用途は、旅行や息子の学校行事、習い事のイベントや出来事、あとは比較的大きな買い物をした時などの記録として使っています。日記のような位置づけを持たせておいて、後から見返したときに、「去年の今頃はこんなことしてたなぁ」と思い返すために使いたいと思っています。
比較的、記入スペースが狭いこともあるので下手なりに絵を使って表現しようと頑張っている感じです。（絵を使うと、文字よりも多くの情報を表現でき、かつ目立つので便利）
マンスリーリフィルでは、特に工夫の余地もないためKNOXのマンスリーリフィルを利用しています。
詳細な情報は後述するウィークリーリフィルに記載することにします。
ウィークリー（バーチカル）リフィル（＝ライフログ）
ライフログの役割を持たせています。
勤務時間や、食事内容、移動時間や睡眠時間を管理するため、24時間軸のバーチカルを用いて記録しています。また、マンスリーでインデックスした項目の詳細もこちらに記載します。イベントの感想や、買い物したものの価格などをこのリフィルに書き込みます。
ナローサイズを使っていることもあり、理想的なリフィルが無いので以下の自作リフィルを使っています。罫線を極力少なくすることで、心理的に記入スペースを制限してしまわないように工夫しました。吹き出しなども活用して書くようにしています。
Googleカレンダー
デジタルか？アナログか？という議論がよく行われますが、私は併用しております。基本的には未来のことは（変更の可能性もあるので、変更しやすい）デジタルのGoogleカレンダーを使用して管理しています。
また、会社でOutlookを使ってスケジュール管理（会議招集など）をしていることと、最近では在宅勤務によりWeb会議多くなってきており、会議情報（アクセス先URL、会議IDなど）を書き写す運用は実質不可能なため、会社のOutlookのスケジュールをicsファイルに書き出して、それをGoogleカレンダーに取り込んで運用しています。これで仕事関連のスケジュールはデジタル上で管理することが可能となります。なので、基本的には手帳には仕事のスケジュールは（事前には）入れません。ログとして（残すべきものだけ）残すことになります。
筆記用具
手帳に記入するのに使用する筆記用具は4色のフリクションボールを使用しています。一時期は単色で頑張っていたのですが、やはり色分けしているほうがわかりやすいです。ちなみに私は、黒・赤・緑・青の4色を使っており、黒＝メモ、赤＝重要事項、緑＝プライベート、青＝ビジネスとしています。
標準のフリクションボールペンでは、グリップ部がゴムで長期利用でベタつくことや安っぽく見えることもあり、以下のようなグリップを活用してます。
また、1週間の振り返りを行う際に、色塗りをすることで見やすくするためにぺんてるマルチ8も使っています。
具体的な手帳の運用方法
具体的な手帳およびGoogleカレンダー利用の流れです。基本的に仕事上での予定はすべてOutlook上で管理してあります。また、家族やプライベートの予定も計画にあがった時点で、まずはGoogleカレンダーに登録します。ここで、家族やプライベートの予定でインデックスとしたい内容であればマンスリーリフィルにも予定の段階で書き込んでおきます。こうすることで、マンスリーリフィルを見ると「来週、キャンプだから今は頑張ろう！」とか思えたりします。また、大事な仕事上のマイルストンなども書いておくと、マンスリーを見ることで思い出すことができます。
週に1回の手帳タイム
7つの習慣をはじめ多くの手帳術で欠かせない手帳タイム。週に1回を目標に行っています。
まずは、振り返り。
今までの一週間の振り返りです。あまり多くはできなので、まずは、第二領域（重要だが緊急でないこと）にどれだけ時間を使えたかを、ウィークリーのログから抽出します。ぺんてるマルチ8で対象の時間を色塗りして見やすくします。
また、この一週間でインデックスを貼るべき事柄がなかったか確認、想起します。あればマンスリーにインデックスとなりそうな書き込み（できるだけイラストで）をし、ウィークリーには詳細を書きます。できれば気持ちや感情も含めて書くようにします。
そして、今週の計画。
今週の目標とGoogleカレンダーを見ながら、ウィークリーリフィルに予定を埋めていきます。ここでは、仕事の会議などの予定も忘れないようGoogleカレンダーからウィークリーリフィルに転記しておきます。ウィークリーリフィルにおいて、予定は左端、実績は右端に書き込むようにしています。
前日の振り返り
日々の振り返りは、翌朝に行うようにしています。翌朝、ウィークリーリフィルを見て、前日の欄に書きたいこと、記述漏れがないか確認します。ウィークリーリフィルの書き込みに応じて、必要であればマンスリーにインデックスを書き込みます。
手帳の使い方まとめ
ウィークリー（バーチカル）の使い方が肝になりますが、このような活用で2021年を有意義な年にしていきたいと思います。
皆様の手帳活用の一助となれば幸いです。
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